| 1 Rekisterin- pitäjä | Tehin Pursiseura ry c/o Sysmän tilipalvelut Ky sihteeri[at]teps.fi |
| 2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa | Nimi Malkus Lindroos, sihteeri[at]teps.fi |
| 3 Rekisterin nimi | Tehin Pursiseuran jäsen- ja alusrekisteri |
| 4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus | Tehin Pursiseura ry:n hallinto ylläpitää jäsenrekisteriä seuran toiminnan ja talouden vuoksi. Seura käyttää jäsenten tietoja jäsensuhteiden hoitamista, jäsenmaksujen, kokouskutsujen, kilpailutoiminnan, koulutustapahtumien järjestämisen, vuosijulkaisun ja jäsentiedottamisen käsittelyä ja postittamista varten. Veneiden katsastustoimintaan liittyen jäsentietoja käyttävät myös seuran katsastajat. Seura käyttää venerekisteritietoja katsastustoiminnan koordinoimiseen sekä laskutuksen perusteena. Venerekisteriä käytetään myös oman seuran tilastolliseen seurantaan. Jäsen- ja venerekisteritietietoja käytetään myös laituri- ja veneiden talvisäilytyspaikkojen hallinnointiin ja laskutukseen. Seuran käyttämä Suuli rekisteri on tietosuoja-asetuksessa tarkoitettu yhteiskäyttörekisteri, jota seura käyttää yhdessä veneilyn kattojärjestö Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n (SPV) kanssa. Suuliin merkityt henkilötiedot ovat myös SPV:n käytössä. Tarkemmat tiedot SPV:n Suuliin merkittyjen henkilötietojen käsittelyn osalta: https://spv.fi/wp-content/uploads/2018/03/Seloste-henkil%C3%B6tietojen-k%C3%A4sittelytoimista-SPV_Suuli.pdf |
| 5 Rekisterin Tietosisältö | Suuli-jäsenrekisterissä käsitellään seuraavia pakollisia tietoja: • etu- ja sukunimi • jäsenyhdistys, jonka jäsen henkilö on • jäsenluokka omassa jäsenyhdistyksessä • Suuli-ID (liiton jäsennumero) Suuli-jäsenrekisterissä voidaan käsitellä lisäksi seuraavia henkilötietoja: • postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymäpäivä, henkilötunnuksen loppuosa • jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä • jäsenyhdistyskohtaiset lisätiedot • SPV:n jäsenyys (kyllä/ei) • jäsenyhdistyksen jäsennumero ja –luokka • Laskutustiedot: nimi ja postiosoite sekä laskutustapa • Koontijäsenen tiedot laskutusta ja postitusta varten (esim perheen koontijäsen) • Asiakastiedot: nimi, yrityksen nimi, y-tunnus, yrityksen yhteyshenkilö, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero • luvat ja suostumukset (esim. tietojen luovutuskielto) • muut jäsenen suostumuksella kerätyt lisätiedot |
| 6 Säännönmu- kaiset tieto- lähteet | Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään perustuen rekisteröidyn omaan ilmoitukseen puhelimitse, internetissä, sähköpostitse tai muulla tavalla. Jäsenten omat päivitykset omiin yhteystietoihin, ISAF-numeroon tai tietojen luovutuskieltoon. |
| 7 Tietojen vastaanottajat | Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n (SPV) laskutusta, jäsenpostitusta ja tilastointia varten. SPV:n myöntämien kunniamerkkien seurantaan, koulutustietojen ja pätevyystietojen seurantaan. Jäsentiedot ovat seuran venekatsastajien käytössä jäsenyyden toteamista varten. Venetiedot ovat seuran venekatsastajien käytössä katsastustoiminnan kehittämiseksi sekä tilastointia varten. Toimijat voivat olla myös erikseen nimettyjä seuran ulkopuolisia, esimerkiksi kirjanpito- ja laskutusasioita hoitava tilitoimisto Sysmän tilipalvelut Ky. Suulin tietojen käyttöoikeuksista tarkempi listaus täällä: https://tuki.spv.fi/hc/fi/articles/4402359028498-Rekisterin-k%C3%A4ytt%C3%B6oikeudet |
| 8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle | Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. |
| 9 Henkilötietojen säilytysaika | Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään niin kauan kun rekisterinpitäjä hyödyntää tietoja kohdassa 4 kuvattuihin tarkoituksiin. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta. Henkilötiedot poistetaan sen vuoden lopussa, jona jäsen on eronnut seurasta. |
| 10 Rekisterin suojauksen periaatteet | Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Rekisterin teknisestä ylläpidosta huolehtii keskitetysti SPV. Kohdassa 4 mainitut tahot voivat koostaa sähköisistä järjestelmistä tulostettuja versioita jäsen- tai venerekisteristä seuratoimintaa varten. Jokainen tietojen käsittelijä huolehtii osaltaan tietojen huolellisesta käsittelystä ja siitä, että tiedot eivät joudu aiheettomasti kolmannen osapuolen saataville sekä siitä, että tiedot tuhotaan kun niitä ei enää tarvita. Jäsen- tai venerekisteristä ei tehdä paperisia versioita ilman erityistä syytä. Varsinainen jäsen- ja venerekisterin tietokanta sijaitsee SPV:n ylläpitämässä Suulissa. SPV vastaa omien järjestelmiensä tietoturvasta ja käytettävyydestä omien tietoturvaperiaatteidensa sekä palvelutasovaatimustensa mukaisesti. Tietokantoihin ja tiedostoihin pääsyyn tarvitaan rekisterissä määritellyt käyttöoikeudet, jotka myöntää ja poistaa seuran hallinto. |
| 11 Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen | Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastus- tai oikaisupyyntö voidaan myös tehdä toimittamalla pyyntö rekisterin yhteyshenkilölle. |
| 12 Oikeus tietojen poistamiseen | Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että: • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti • tai henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi |
| 13 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen | Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. |
| 14 Oikeus peruuttaa suostumus | Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. |
| 15 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen | Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. |
| 16 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle | Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. |